W 2018 roku decyzję o wdrożeniu projektu podjął ówczesny Prezydent Miasta Tychy.

Postanowiliśmy nawiązać współpracę z ekspertami z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego i zorganizowaliśmy szkolenie dla pracowników.

Pierwsze działania rozpoczęliśmy w wydziałach, które wysyłają najwięcej pism – w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami oraz w Wydziale Podatków i Opłat. To właśnie pracownicy tych wydziałów jako pierwsi wzięli udział w szkoleniach z „prostego słowa”.

W urzędzie powstał zespół ds. prostego słowa, który zajmuje się organizacją szkoleń, i konkursów, przygotowywaniem prezentacji oraz prowadzeniem stałych rubryk „Po prostu napisz!” – w gazetce pracowniczej i na wewnętrznym portalu informacyjnym.

W rubrykach tych publikowane są informacje o standardach prostego słowa, ogłoszenia o konkursach oraz ciekawostki językowe. Udostępniamy również przykłady pism „przed” i „po” zmianie, opracowane przez wydziały naszego urzędu, które stanowią inspirację i wsparcie dla wszystkich pracowników.

Członkinie zespołu prowadzą warsztaty z zakresu prostego słowa – zarówno szkolenia wewnętrzne dla nowych pracowników, jak i zajęcia dedykowane poszczególnym wydziałom.

• zmniejszyliśmy bariery komunikacyjne na linii urząd–mieszkańcy, maksymalnie upraszczając treść pism i eliminując trudne, prawnicze słownictwo. Dzięki temu przekaz jest zrozumiały niezależnie od wieku czy poziomu wykształcenia odbiorcy. Najważniejsze informacje przekazujemy adresatowi już w pierwszych kilku zdaniach
• Czytelne pisma wpływają na zmniejszenie liczby pytań dotyczących doprecyzowania ich treści, co z kolei ogranicza obciążenie pracą poszczególnych urzędników
  i pozwala skrócić czas rozpatrywania spraw
• zwiększyliśmy dostępność usług dla osób z różnych grup społecznych i wiekowych
• wzrosło zaangażowanie pracowników urzędu w kwestie związane z poprawą dostępności usług
• rozesłaliśmy 100 ankiet do mieszkańców. 99% badanych uważa, że nasze pisma napisaliśmy zrozumiałym językiem. Przeprowadziliśmy ankiety także wśród urzędników – naczelników wydziału. Wynika z nich, że wprowadzenie prostego słowa w naszym urzędzie było dobrą decyzją
• zostaliśmy laureatem konkursu Samorządowy Lider Zarządzania 2022 za przedsięwzięcie „Urzędowo, ale zrozumiale! – projekt prostego słowa w Urzędzie Miasta Tychy”
• podczas VI Krajowego Kongresu Sekretarzy otrzymaliśmy wyróżnienie za wprowadzenie prostego słowa w urzędzie w ramach Dobrych praktyk w zarządzaniu
• zajęliśmy 1-sze miejsce w konkursie Samorządowy Lider Komunikacji i Promocji
  w obszarze komunikacji za kampanię „Urzędowo, ale zrozumiale”
• W 2019 roku Katarzyna Szymkowska, Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, wzięła udział w dyskusji o prostym języku w życiu publicznym podczas Festiwalu Języka Polskiego w Szczebrzeszynie
• W 2024 roku Katarzyna Szostak – Zjawiony, Miejski Rzecznik Konsumentów, uczestniczyła w debacie „Prosty język w samorządzie”, zorganizowanej podczas Forum Ekonomicznego w Karpaczu.

Przełamanie sceptycyzmu i braku otwartości na zmiany wśród części pracowników. Powodzenie realizacji projektu w dużej mierze zależy od postawy naczelnika wydziału – jeśli nie dostrzeże on potrzeby wprowadzenia zmian, pracownicy tej komórki również nie będą zaangażowani w ich wdrażanie. Nieustannie pracujemy nad zmianą podejścia pracowników do klientów urzędu.

Największym wyzwaniem jest stosowanie prostego języka w decyzjach administracyjnych, z uwagi na ustawowe wymogi co do ich treści.  Dodatkowo, u części pracowników nadal pojawia się obawa, czy organy odwoławcze zaakceptują inne, niż dotychczas przyjęte formy tych dokumentów. Aktualnie jest to nasz priorytet w planach na przyszłość. Pilotażowo, jeden z wydziałów (gospodarka nieruchomościami) już wprowadził te zasady w wydawanych decyzjach. Zostały one uproszczone, są czytelniejsze, ale co najważniejsze, zawierają wszystkie ustawowe wymogi. Co więcej, decyzje te są utrzymywane przez organy wyższego stopnia. To pokazuje, że warto!